يمكن منح الدارس خطاب لتسهيل حصول الأشرة على تأشيرة الدخول.
خطاب من المكتب الثقافى مرفقاًبه طلب الدارس بالموافقة على سفر الأسرة.
صورة من جواز سفر سارى المفعول حتى نهاية البعثة و به تأشيرة الدولة الموفد إليها العضو.
تقديم إيصالات سداد رسوم التأشيرة.
تقديم إيصالات رسوم الكشف الطبى.
شهادة طبية معتمدة تفيد خلو الأسر من الأمراض المعدية والمزمنة.
شهادة طبية معتمدة من مستشفى حكومى تفيد بأن الزوجة غير حامل.
عقد الزواج الأصلى للإطلاع وصورة من قسيمة الزواج.
شهادات ميلاد الأطفال (بحد أقصى طفلين).
موافقة جهة العمل (الزوج أو الزوجة) لمرافقة المبعوث بالخارج.
موافاتنا برقم الحساب الجارى للعضو بالوطن حتى يتسنى تحويل مستحقاته المالية عليه.
فى حالة اصطحاب المبعوث لأسرته من بداية البعثة يرجى تقديم أصل كعب تذاكر السفر مرفقا ًبها إيصال سداد قيمة التذاكر من شركة الطيران.

الأجازات

يحق للمبعوث القيام بأجازات و أنواعها هى:
أجازة إعتيادية شهر سنوياً بمرتب بعد مرور عام من السفر مع تحمله تذاكر السفر.
أجازة نصف المدة لمرة واحدة خلال فترة الدراسة بشرط موافقة المكتب والمشرف مع تحمل المكتب تذاكر نصف المدة للعضو وأسرته (زوجة + طفلين) ذهاب و عودة ويشترط لمنحها مرور عامين دراسيين ويبقى عام على الأقل من مدة البعثة.
أجازة مرضية .
ويجب على الطالب أ ن يقوم بإرسال صور من جوازات السفر موضحاً بها تاريخ الخروج والدخول إلى البلأد بمجرد رجوعه إلى مقر البعثة، وذلك إما عن طريق الفاكس أو البريد حتى لا يتوقف صرف الراتب.

مستحقات العودة

بدل استعداد عودة بواقع أربعة أشهر بفئة مرتب عضو البعثة الأعزب وذلك بعد حصول العضو على درجة الدكتوراه و طلب عودته للوطن.
بدل شحن كتب بواقع نصف شهر من مرتب عضو البعثة الأعزب.
بدل طبع رسالة بواقع نصف شهر من مرتب عضو البعثة الأعزب.
تذاكر العودة النهائية للعضو و الأسرة (زوجة + طفلين) بعد الحصول على الدرجة.
تذكرة (20 كيلو وزن زائد بصحبة راكب أو 80 كيلو بدون صحبة راكب وذلك للعضو فقط دون الأسرة) بعد الحصول على درجة الدكتوراه.